La rétroconversion des instruments de recherche.
#RenforcerLesArchives
#IAW2021
Du 7 au 11 juin, sur tous les continents, on célèbre les archives !
La Semaine Internationale des Archives dont le thème de 2021 est « Renforcer les archives » est destinée cette année à souligner comment les institutions d’archives et de gestion de documents ainsi que la profession renforcent la transparence et la responsabilisation, sont renforcées par le travail en réseau et la collaboration, et peuvent renforcer une plus grande diversité et inclusivité dans les archives.
Le SHD participe à cet événement en valorisant sur internet ses fonctions archives, symbolique et bibliothèque afin de montrer la diversité et la coopération des métiers au sein d’un même établissement et l’enrichissement des pratiques professionnelles qu’elles impliquent.
Nous vous proposons de découvrir à cette occasion des portraits croisés des différents métiers du service.
Rendez-vous tous les jours pour de nouvelles mises en ligne !
Derrière ce terme peu évocateur pour le grand public se cache un travail important pour permettre la diffusion des instruments de recherche et leur accessibilité au plus grand nombre sur les outils numériques modernes.
Le Service historique de la Défense compte plus de 8000 inventaires d’archives, dressés à différentes époques, selon des modèles bien différents. Si les plus anciens n’existent que sous format papier ou sous forme de livre imprimés, les plus récents sont nativement produits sous forme de fichiers informatiques, excel ou word.
La rétroconversion permet d’uniformiser cette diversité de formats pour obtenir des inventaires structurés selon les normes internationales actuelles, et sous le format informatique xml-ead. Ce format permet lui-même l’intégration de l’inventaire sur le site internet du SHD, tout en rendant possible des recherches avancées interrogeant des champs spécifiques.
Pour ce faire, les instruments de recherche n’existant qu’au format papier doivent d’abord faire l’objet d’une numérisation au format pdf, puis d’un protocole OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) qui va permettre la reconnaissance des textes par les outils informatiques.
Les inventaires bureautiques (word, excel…) ainsi que les fichiers pdf ayant fait l’objet du protocole OCR peuvent ensuite être relus et repris pour être intégrés directement dans un codeur xml ou dans un fichier excel qui permettra ensuite une conversion en xml.
Si le SHD mène lui-même en interne des opérations de rétroconversion de ces instruments de recherche, un marché passé entre 2019 et 2020 avec un prestataire a permis de rétroconvertir près de 70 000 pages d’inventaires papier, qui sont progressivement ajoutés sur le site internet du SHD.
A ce jour, près de 1600 instruments de recherches sont présents sur le site internet. Ils ont tous fait l’objet d’une rétroconversion préalable. D’autres viendront s’y ajouter au fur et à mesure des campagnes de rétroconversion, permettant un accès en ligne facilité à ces inventaires.
Last modification on 10/06/2021
