Prêts pour expositions
Les prêts sont accordés aux institutions muséales et culturelles souhaitant exposer des documents originaux pour lesquels elles garantissent des conditions de présentation et de sécurité conformes aux normes et aux exigences de conservation.
Délais
Seules seront étudiées les demandes de prêt parvenant au service historique de la défense six mois, au moins, avant le début prévu de l'exposition.
Assurance et transport
Les documents sont prêtés pour une durée d'exposition qui ne peut excéder 3 mois.
Pour toute la durée du prêt, transport et exposition compris, les documents sont assurés pour la valeur indiquée par le SHD. L'assurance couvre les risques de détérioration, perte, vol ou dépréciation.
La compagnie d'assurance est choisie avec l'accord du service historique de la défense. Une copie de l'attestation d'assurance « clou à clou » devra être transmise obligatoirement au service historique de la défense une semaine avant l'enlèvement du prêt.
Les documents prêtés sont de préférence emballés et transportés à l'aller comme au retour par une société d'emballage et de transport dont le choix est soumis à l'agrément du service historique de la défense.
L'emballage doit se faire conformément aux prescriptions en la matière de la norme NF Z40-010 de juin 2002.
Les frais de transport et d'assurance sont à la charge de l'emprunteur, de même que les dépenses liées à la présence d'un convoyeur (voyage, séjour).
Le service historique de la défense se réserve le droit de refuser l'itinérance des œuvres prêtées.
Conditions d'exposition
Les documents doivent être présentés dans de bonnes conditions de conservation (contrôle de la température, de l'hygrométrie, du niveau d'éclairement), conformes à la norme AFNOR prNF ISO 11799 de janvier 2004.
L'emprunteur s'engage notamment à mettre en place les meilleures conditions possibles de sécurité et de conservation des documents exposés :
- présentation des documents dans des vitrines fermant à clé ou dans des cadres solidement assujettis à leur support, selon la nature du document. L'encadrement des œuvres et documents graphiques est à la charge de l'emprunteur. Pour des œuvres particulièrement rares ou précieuses, des vitrines placées sous alarme pourront être exigées ;
- gardiennage de jour et de nuit des locaux à défaut de système d'alarme ;
- conformité aux règles relatives à la lumière : absence de lumière naturelle directe ou de toute source de lumière artificielle de nature à provoquer une élévation de plus de 2° C, éclairage extérieur aux vitrines, lumière fluorescente privée d'ultraviolets proches, réglage à 50 lux ;
- variation de la température ambiante entre 16 et 20° et de l'humidité relative entre 50 et 60 % ;
- respect des règles relatives à la lutte contre l'incendie : interdiction de fumer, ignifugeage des tentures, extincteur à anhydride carbonique CO2 à l'exclusion de toute mousse carbonique et poudre.
Les vitrines doivent être terminées et à leur place définitive à l'arrivée du transporteur de façon à ce que ce dernier dépose les collections directement à l'emplacement désigné pour la durée de l'exposition. Les vitrines ne pourront être ré-ouvertes avant la fin de l'exposition.
Les documents issus des collections du service historique de la Ddéfense ne peuvent en aucun cas servir à des démonstrations. Leur présentation est statique.
Il est interdit de procéder à des restaurations sur les collections. Dans le cas où un document emprunté aurait subi une détérioration, l'organisme emprunteur ne doit pas intervenir sur ce dernier et doit immédiatement en informer le SHD.
Restauration préalable et réalisation d'une copie de sauvegarde
L'état de certains documents peut nécessiter une opération de restauration avant le prêt. Pilotée par le service historique de la défense, cette opération sera facturée à l'emprunteur.
Tout document prêté est susceptible de faire l'objet, dans son intégralité, d'une copie de sauvegarde dont les frais techniques seront facturés à l'emprunteur selon les dispositions de l'arrêté du 28 juin 2006 relatif à la rémunération de certaines prestations de reproduction du service historique de la défense et des centres d'archives du ministère de la défense.
Catalogues et photographies
La mention « Collections du service historique de la défense » figurera obligatoirement dans toutes notices, catalogues, textes de présentation et cartels.
Dans le cas où les prêts du service historique de la défense dépasseraient 30 % de la totalité des pièces présentées, le nom et le logo du service historique de la défense devront apparaître sur tous les documents d'accompagnement, y compris les cartons d'invitation.
Des exemplaires des notices, brochures et catalogues édités à cette occasion seront envoyés au service historique de la défense. Le nombre en sera fixé lors de l'établissement du contrat de prêt.
L'emprunteur s'engage formellement à ne pas reproduire, ou laisser reproduire par des tiers, par quelque procédé que ce soit, les documents qui lui sont uniquement prêtés à des fins d'exposition.
Les reproductions seront réalisées par le service historique de la défense. Les frais techniques seront facturés à l'emprunteur selon les dispositions de l'arrêté du 28 juin 2006 publié au Journal Officiel le 22 août 2006. Selon l'utilisation envisagée par l'emprunteur, le SHD percevra une redevance d'utilisation, fixée par l'arrêté du 28 juin 2006.
Annulation de prêt
Le service historique de la défense se réserve le droit d'annuler le prêt ou de retirer les collections prêtées, aux frais de l'emprunteur, si les conditions ci-dessus exposées ne sont pas remplies.
Contact
Service historique de la Défense
Département des publics et de la valorisation
Château de Vincennes
Avenue de Paris
94306 Vincennes cedex
téléphone : +1 41 93 22 73
courriel
Formulaires à remplir
Fiche de prêt - à propos de l'exposition
Fiche de prêt - liste des documents demandés en prêt
Fiche de prêt - caractéristiques du document prêté (remplir une fiche par document)
En savoir plus
Télécharger les tarifs des frais techniques de reproduction
Télécharger les tarifs de la redevance d'utilisation des images
Norme NF Z40-010, juin 2002.
Guidelines on exhibiting archival materials (lignes directrices pour les expositions d'archives), ICA, 2007.
Mise à jour : octobre 2009.