Préstamos para exposición
Los préstamos se otorgan a las instituciones museísticas y culturales que deseen exponer documentos originales para los cuales garanticen condiciones de presentación y de seguridad de conformidad con las normas y exigencias de conservación.
Plazo
Sólo se examinarán las solicitudes de préstamo que se hagan llegar al Servicio Histórico del Ministerio de Defensa al menos un mes antes de la fecha prevista de inauguración de la exposición.
Seguros y transporte
Los documentos se prestan por un plazo de exposición que no podrá superar los 3 meses.
Mientras dure el préstamo, incluidos el transporte y la exposición, los documentos se aseguran por el valor que indique el SHD. El seguro cubre los riesgos de daño, pérdida, robo o desvalorización.
La compañía de seguros se elegirá con el consentimiento del Servicio Histórico del Ministerio de Defensa. Deberá entregarse obligatoriamente al Servicio Histórico del Ministerio de Defensa una copia de la póliza de seguro en la modalidad "clavo a clavo", una semana antes de retirarse los documentos en préstamo.
Los documentos prestados serán de preferencia embalados y transportados tanto a la ida como a la vuelta por una empresa de embalajes y de transporte cuya selección estará sujeta a la aprobación del Servicio Histórico del Ministerio de Defensa.
El embalaje deberá efectuarse de conformidad con lo estipulado en la materia por la norma NF Z40-010 de junio de 2002.
Los gastos de transporte y de seguro correrán por cuenta del prestatario, de igual modo que los gastos ligados a la presencia de una escolta (viaje, estadía).
El Servicio Histórico del Ministerio de Defensa se reserva el derecho de no aceptar el itinerario de las obras prestadas.
Condiciones de exposición
Los documentos deben presentarse en adecuadas condiciones de conservación (control de temperatura, higrométrico, del nivel de iluminación), conforme a la norma AFNOR prNF ISO 11799 de enero de 2004.
El prestatario se compromete a implementar las mejores condiciones posibles de seguridad y de conservación de los documentos en exposición:
- presentación de los documentos en vitrinas que se cierren con llave o en marcos firmemente fijados a sus soportes, según el tipo de documento. El enmarcado de las obras y documentos gráficos estará a cargo del prestatario. En el caso de obras de una rareza o valor particular, podrán exigirse vitrinas con alarma;
- vigilancia diurna y nocturna de las salas, si no hubiera sistema de alarma;
- cumplimiento de las reglas relativas a la iluminación: ausencia de luz natural directa o de cualquier tipo de fuente de luz artificial que pudiera causar una elevación de temperatura mayor a 2° C, iluminación exterior a las vitrinas, luz fluorescente sin rayos ultravioletas cercanos, regulación a 50 lux;
- variación de la temperatura ambiente entre 16 y 20 ° C y de la humedad relativa entre 50 y 60 %;
- cumplimiento de las reglas relativas a la extinción de incendios: prohibición de fumar, aislamiento ignífugo de las colgaduras, extintor de anhídrido carbónico CO2, con exclusión de todo tipo de espuma carbónica y polvo.
Las vitrinas deben estar terminadas y colocadas en su sitio definitivo a la llegada del transportista, de manera que éste pueda instalar las colecciones directamente en la ubicación que se les haya asignado para la totalidad del período de exposición. Las vitrinas no podrán abrirse nuevamente antes de la finalización de la exposición.
Los documentos provenientes de las colecciones del Servicio Histórico del Ministerio de Defensa no podrán en ningún caso utilizarse para demostraciones. Su presentación será estática.
Se prohíbe efectuar restauraciones en las colecciones. Si algún documento pedido en préstamo sufriera algún daño, el organismo prestatario no debe realizar ninguna intervención en tal documento y deberá informar inmediatamente al SHD.
Restauración previa y realización de una copia de seguridad
Debido a su estado, ciertos documentos podrían necesitar una operación de restauración previa al préstamo. Esta operación será controlada por el Servicio Histórico del Ministerio de Defensa y facturada al prestatario.
Todos los documentos que se presten podrían requerir la realización de una copia de seguridad del documento en su totalidad, cuyos gastos técnicos serán facturados al prestatario de conformidad con las disposiciones de la resolución del 28 de junio de 2006 relativa al pago de ciertos servicios de reproducción del Servicio Histórico del Ministerio de Defensa y de los Centros de Archivos del Ministerio de Defensa.
Catálogos y fotografías
La indicación "Colecciones del Servicio Histórico del Ministerio de Defensa" deberá aparecer obligatoriamente en todos los folletos, catálogos, textos de presentación y carteles.
Si los documentos prestados por el Servicio Histórico del Ministerio de Defensa superaran el 30% del total de las obras presentadas, el nombre y el logo del Servicio Histórico del Ministerio de Defensa deberán aparecer en todos los documentos afines, incluidas las tarjetas de invitación.
Se enviarán al Servicio Histórico del Ministerio de Defensa ejemplares de los folletos, prospectos y catálogos que se hayan editado con motivo de la exposición. Su cantidad será fijada en el momento de la celebración del contrato de préstamo.
El prestatario se compromete formalmente a no reproducir ni permitir la reproducción por parte de terceros, por cualquier proceso que fuere, los documentos que le han sido prestados con fines exclusivos de exposición.
Las reproducciones serán realizadas por el Servicio Histórico del Ministerio de Defensa. Los gastos técnicos se facturarán al prestatario de conformidad con las disposiciones de la resolución del 28 de junio de 2006 publicada en el Boletín Oficial el 22 de agosto de 2006. Conforme al uso previsto por el prestatario, el SHD percibirá un canon por utilización, fijado por la resolución del 28 de junio de 2006.
Anulación del préstamo
El Servicio Histórico del Ministerio de Defensa se reserva el derecho de anular el préstamo o de retirar las colecciones prestadas, con gastos a cargo del prestatario, si no se cumplen las condiciones antes citadas.
Para saber más
Norma NF Z40-010, de junio de 2002
Descargar los documentos de préstamo (1 ; 2 ; 3)
Descargar las tarifas de reproducción (gastos técnicos, canon por utilización)